Hãy làm việc thông minh hơn thay vì cật lực hơn: 14 mẹo quản lí thời gian để tăng hiệu quả công việc.
05/06/2018 - 06:00
Lượt xem: 366 lượt
Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian. Các bậc vỹ nhân trên thế giới này cũng có chừng ấy quỹ thời gian mỗi ngày y như bạn vậy.
Rất nhiều người cố gắng làm được nhiều việc nhất có thể. Họ luôn chân luôn tay, liên tục kiểm tra e-mail, sắp xếp công việc, gọi điện thoại, lăng xăng với nhiều việc lặt vặt, v.v. Họ quan niệm rằng “luôn bận rộn” có nghĩa là bạn làm việc chăm chỉ và sẽ thành công hơn.
Điều này có thể đúng ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên suy nghĩ đó thường dẫn đến hệ quả ‘năng suất cao nhưng lại không hiệu quả’. Chúng ta luôn có nhu cầu phải làm một việc gì đó và thường bị sa đà, lãng phí thời gian vào những việc vặt vãnh không quan trọng.
Bạn có thể thay đổi cách làm việc hiệu quả hơn.
Làm việc thông minh hơn, không phải cật lực hơn
Khi tiếp cận bất cứ công việc gì, thay vì lao vào làm như một người máy, trước tiên chúng ta nên tự hỏi bản thân, đó có phải việc thực sự cần lần làm, có thể loại bỏ? và làm cách nào để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Quản lý thời gian không phải là cố gắng làm được càng nhiều việc trong một ngày càng tốt, mà làm sao để đơn giản hóa cách làm việc, làm mọi thứ nhanh hơn và giải tỏa căng thẳng.
Khi đó, chúng ta có nhiều thời gian hơn dành cho người thân, thư giãn và nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống.
Chắc chắn rằng bạn có đủ thời giờ trong một ngày cho mọi thứ bạn muốn làm, nhưng bạn sẽ phải bỏ chút công sức để sắp xếp và hình dung lại mọi việc.
14 mẹo quản lý thời gian
Có vô vàn thủ thuật để quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả. Một số cách dưới đây có thể hữu ích đối với tôi, với bạn, nhưng ít nhất, nó là chất xúc tác giúp bạn nhìn lại và cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
1. Hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trước.
Đây là quy tắc vàng về quản lý thời gian. Mỗi ngày, xác định hai hoặc ba nhiệm vụ quan trọng nhất để hoàn thành và thực hiện những nhiệm vụ đó trước tiên.
Khi bạn đã hoàn tất các nhiệm vụ đó tức là bạn đã thành công. Bạn có thể chuyển sang những việc khác, hoặc bạn có thể nghỉ ngơi và đợi đến ngày mai. Bạn đã hoàn thành việc cần làm trong ngày rồi.
2. Học cách nói “không”.
Việc phân bổ thời gian cho từng công việc rất quan trọng trong việc quản lý thời gian. Tuy nhiên, bạn nên cẩn trọng và phải học cách từ chối.
Cuộc sống của chúng ta có quá nhiều điều thừa thãi. Để có đủ thời gian và cam kết thực hiện những việc thực sự quan trọng, chúng ta cần loại bỏ hoặc từ chối những việc không cần thiết.
3. Hãy tập trung tối đa vào công việc bạn đang làm.
Đóng tất cả các cửa sổ không liên quan đến công việc bạn đang làm trên máy tính. Hãy bỏ điện thoại vào một chỗ khuất tầm mắt và để chế độ im lặng. Hãy tìm một chỗ làm việc yên tĩnh hoặc nghe một bản nhạc nhẹ có thể giúp bạn tập trung hơn. Hãy dành trọn tâm ý cho công việc đang làm. Đừng để thứ khác xen vào.
4. Hãy bắt đầu sớm.
Gần như ai cũng đều mắc bệnh trì hoãn. Trước sau gì cũng phải hoàn thành công việc, vậy thì tại sao không bắt tay vào việc ngay? Bắt đầu sớm giúp chúng ta giảm stress không cần thiết và cảm thấy tự tin hơn vào bản thân.
Nó không hề khó khăn như bạn tưởng, chỉ cần bạn quyết tâm thực hiện. Hãy làm việc một cách chuyên nghiệp.
5. Đừng bị cuốn vào những chi tiết vụn vặt.
Chúng ta thường bị mất thời gian bởi những chi tiết vụn vặt. Đây là căn bệnh kinh niên của những người cầu toàn.
Hãy tập bỏ thói quen kiểm tra đi kiểm tra lại chi ly từng chút một. Hãy bắt tại vào công việc kế tiếp, bạn còn nhiều thời gian để đánh giá lại công việc và rút nghiệm sau này.
6. Biến các nhiệm vụ chính thành thói quen.
Ví dụ, kỹ năng viết lách rất quan trọng đối với công việc của tôi. Tôi tạo thói quen dành một khoảng thời gian mỗi ngày viết về một chủ đề nào đó và hiếm khi phá vỡ thói quen này, nó trở thành một thói quen tự nhiên và thú vị.
7. Hãy ý thức rõ thói quen sử dụng mạng xã hội, internet, xem TV của bản thân bạn.
Thời gian vào Facebook/ xem TV, lướt web… có thể là một trong những kẻ giết thời gian nhanh nhất.
Hãy ý thức và định lượng rõ về thời gian bạn dành cho các hoạt động này. Khi nhận biết cách chúng lãng phí thời gian của bạn, bạn sẽ bắt đầu giảm bớt và kiểm soát chúng.
8. Đặt ra giới hạn thời gian hoàn thành công việc.
Thay vì chỉ ngồi xuống làm việc và nghĩ: "Tôi sẽ làm cho đến lúc xong việc”, hãy xác định: "Tôi sẽ làm xong việc này trong 2 tiếng".
Sự hạn chế về thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và cố gắng làm việc hiệu quả hơn, dù cho sau khi hoàn thành rồi bạn vẫn phải xem lại đôi chút.
9. Hãy dành một khoảng đệm giữa các công việc.
Việc dành một khoảng thời gian trống giữa các nhiệm vụ giống như cung cấp cho não một luồng không khí mát lành. Vào thời gian nghỉ đó, bạn có thể đi dạo, ngồi thiền hoặc tập một vài bài tập giúp giải tỏa đầu óc. Đó cũng là cách chúng ta tự thưởng 1 chút cho bản thân, cải thiện khả năng tập trung và tạo động lực làm việc tốt hơn.
10. Làm ít đi.
Làm ít hơn là một cách khác để nói rằng hãy làm những điều thực sự quan trọng.
Chậm lại một chút, tập trung năng lượng và thời gian vào những gì cần thiết và quan trọng. Làm ít việc hơn, và tạo ra nhiều giá trị hơn còn tốt hơn là làm nhiều việc hầu như không mang lại giá trị gì.
11. Làm việc có hệ thống.
Công việc khi được tổ chức khoa học sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.
Hãy tạo một hệ thống lưu trữ tài liệu. Đảm bảo mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp. Loại bỏ những thứ không cần thiết. Tinh gọn, tinh gọn và tinh gọn.
12. Dành thời gian để tĩnh tâm.
Cũng như việc bạn phải tập thể dục để rèn luyện sức khỏe thể chất, dành thời gian để tĩnh tâm sẽ giúp bạn tỉnh táo, rèn luyện sức khỏe tinh thần, giảm lo âu và căng thẳng. Chỉ khi đó, chúng ta mới đủ tỉnh thức để nhận ra những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và không bị trầm chìm bởi những điều tưởng chừng như quan trọng nhưng lại không mang lại hạnh phúc cho bạn.
13. Ngủ đủ giấc
Một số người nghĩ rằng hy sinh giấc ngủ là một cách tốt để tăng năng suất làm việc và có thêm vài giờ trong ngày để làm việc. Đây không phải là cách hay.
Hầu hết chúng ta cần 7-8 giờ ngủ để cơ thể và đầu óc hoạt động hiệu quả. Bạn là người hiểu rõ nhất bạn cần ngủ bao nhiêu. Hãy lắng nghe cơ thể của bạn, và đừng coi thường tầm quan trọng của giấc ngủ.
Cuối cùng, Hãy học cách yêu thích để có thể tận hưởng công việc mình đang làm, chứ không chỉ cố gắng hoàn tất công việc nhanh nhất.
(Tường Vy - theo creativitypost.com)
Rất nhiều người cố gắng làm được nhiều việc nhất có thể. Họ luôn chân luôn tay, liên tục kiểm tra e-mail, sắp xếp công việc, gọi điện thoại, lăng xăng với nhiều việc lặt vặt, v.v. Họ quan niệm rằng “luôn bận rộn” có nghĩa là bạn làm việc chăm chỉ và sẽ thành công hơn.
Điều này có thể đúng ở một mức độ nào đó. Tuy nhiên suy nghĩ đó thường dẫn đến hệ quả ‘năng suất cao nhưng lại không hiệu quả’. Chúng ta luôn có nhu cầu phải làm một việc gì đó và thường bị sa đà, lãng phí thời gian vào những việc vặt vãnh không quan trọng.
Bạn có thể thay đổi cách làm việc hiệu quả hơn.
Làm việc thông minh hơn, không phải cật lực hơn
Khi tiếp cận bất cứ công việc gì, thay vì lao vào làm như một người máy, trước tiên chúng ta nên tự hỏi bản thân, đó có phải việc thực sự cần lần làm, có thể loại bỏ? và làm cách nào để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Quản lý thời gian không phải là cố gắng làm được càng nhiều việc trong một ngày càng tốt, mà làm sao để đơn giản hóa cách làm việc, làm mọi thứ nhanh hơn và giải tỏa căng thẳng.
Khi đó, chúng ta có nhiều thời gian hơn dành cho người thân, thư giãn và nghỉ ngơi và tận hưởng cuộc sống.
Chắc chắn rằng bạn có đủ thời giờ trong một ngày cho mọi thứ bạn muốn làm, nhưng bạn sẽ phải bỏ chút công sức để sắp xếp và hình dung lại mọi việc.
14 mẹo quản lý thời gian
Có vô vàn thủ thuật để quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả. Một số cách dưới đây có thể hữu ích đối với tôi, với bạn, nhưng ít nhất, nó là chất xúc tác giúp bạn nhìn lại và cải thiện hiệu suất làm việc của mình.
1. Hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trước.
Đây là quy tắc vàng về quản lý thời gian. Mỗi ngày, xác định hai hoặc ba nhiệm vụ quan trọng nhất để hoàn thành và thực hiện những nhiệm vụ đó trước tiên.
Khi bạn đã hoàn tất các nhiệm vụ đó tức là bạn đã thành công. Bạn có thể chuyển sang những việc khác, hoặc bạn có thể nghỉ ngơi và đợi đến ngày mai. Bạn đã hoàn thành việc cần làm trong ngày rồi.
2. Học cách nói “không”.
Việc phân bổ thời gian cho từng công việc rất quan trọng trong việc quản lý thời gian. Tuy nhiên, bạn nên cẩn trọng và phải học cách từ chối.
Cuộc sống của chúng ta có quá nhiều điều thừa thãi. Để có đủ thời gian và cam kết thực hiện những việc thực sự quan trọng, chúng ta cần loại bỏ hoặc từ chối những việc không cần thiết.
3. Hãy tập trung tối đa vào công việc bạn đang làm.
Đóng tất cả các cửa sổ không liên quan đến công việc bạn đang làm trên máy tính. Hãy bỏ điện thoại vào một chỗ khuất tầm mắt và để chế độ im lặng. Hãy tìm một chỗ làm việc yên tĩnh hoặc nghe một bản nhạc nhẹ có thể giúp bạn tập trung hơn. Hãy dành trọn tâm ý cho công việc đang làm. Đừng để thứ khác xen vào.
4. Hãy bắt đầu sớm.
Gần như ai cũng đều mắc bệnh trì hoãn. Trước sau gì cũng phải hoàn thành công việc, vậy thì tại sao không bắt tay vào việc ngay? Bắt đầu sớm giúp chúng ta giảm stress không cần thiết và cảm thấy tự tin hơn vào bản thân.
Nó không hề khó khăn như bạn tưởng, chỉ cần bạn quyết tâm thực hiện. Hãy làm việc một cách chuyên nghiệp.
5. Đừng bị cuốn vào những chi tiết vụn vặt.
Chúng ta thường bị mất thời gian bởi những chi tiết vụn vặt. Đây là căn bệnh kinh niên của những người cầu toàn.
Hãy tập bỏ thói quen kiểm tra đi kiểm tra lại chi ly từng chút một. Hãy bắt tại vào công việc kế tiếp, bạn còn nhiều thời gian để đánh giá lại công việc và rút nghiệm sau này.
6. Biến các nhiệm vụ chính thành thói quen.
Ví dụ, kỹ năng viết lách rất quan trọng đối với công việc của tôi. Tôi tạo thói quen dành một khoảng thời gian mỗi ngày viết về một chủ đề nào đó và hiếm khi phá vỡ thói quen này, nó trở thành một thói quen tự nhiên và thú vị.
7. Hãy ý thức rõ thói quen sử dụng mạng xã hội, internet, xem TV của bản thân bạn.
Thời gian vào Facebook/ xem TV, lướt web… có thể là một trong những kẻ giết thời gian nhanh nhất.
Hãy ý thức và định lượng rõ về thời gian bạn dành cho các hoạt động này. Khi nhận biết cách chúng lãng phí thời gian của bạn, bạn sẽ bắt đầu giảm bớt và kiểm soát chúng.
8. Đặt ra giới hạn thời gian hoàn thành công việc.
Thay vì chỉ ngồi xuống làm việc và nghĩ: "Tôi sẽ làm cho đến lúc xong việc”, hãy xác định: "Tôi sẽ làm xong việc này trong 2 tiếng".
Sự hạn chế về thời gian sẽ buộc bạn phải tập trung và cố gắng làm việc hiệu quả hơn, dù cho sau khi hoàn thành rồi bạn vẫn phải xem lại đôi chút.
9. Hãy dành một khoảng đệm giữa các công việc.
Việc dành một khoảng thời gian trống giữa các nhiệm vụ giống như cung cấp cho não một luồng không khí mát lành. Vào thời gian nghỉ đó, bạn có thể đi dạo, ngồi thiền hoặc tập một vài bài tập giúp giải tỏa đầu óc. Đó cũng là cách chúng ta tự thưởng 1 chút cho bản thân, cải thiện khả năng tập trung và tạo động lực làm việc tốt hơn.
10. Làm ít đi.
Làm ít hơn là một cách khác để nói rằng hãy làm những điều thực sự quan trọng.
Chậm lại một chút, tập trung năng lượng và thời gian vào những gì cần thiết và quan trọng. Làm ít việc hơn, và tạo ra nhiều giá trị hơn còn tốt hơn là làm nhiều việc hầu như không mang lại giá trị gì.
11. Làm việc có hệ thống.
Công việc khi được tổ chức khoa học sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.
Hãy tạo một hệ thống lưu trữ tài liệu. Đảm bảo mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp. Loại bỏ những thứ không cần thiết. Tinh gọn, tinh gọn và tinh gọn.
12. Dành thời gian để tĩnh tâm.
Cũng như việc bạn phải tập thể dục để rèn luyện sức khỏe thể chất, dành thời gian để tĩnh tâm sẽ giúp bạn tỉnh táo, rèn luyện sức khỏe tinh thần, giảm lo âu và căng thẳng. Chỉ khi đó, chúng ta mới đủ tỉnh thức để nhận ra những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và không bị trầm chìm bởi những điều tưởng chừng như quan trọng nhưng lại không mang lại hạnh phúc cho bạn.
13. Ngủ đủ giấc
Một số người nghĩ rằng hy sinh giấc ngủ là một cách tốt để tăng năng suất làm việc và có thêm vài giờ trong ngày để làm việc. Đây không phải là cách hay.
Hầu hết chúng ta cần 7-8 giờ ngủ để cơ thể và đầu óc hoạt động hiệu quả. Bạn là người hiểu rõ nhất bạn cần ngủ bao nhiêu. Hãy lắng nghe cơ thể của bạn, và đừng coi thường tầm quan trọng của giấc ngủ.
Cuối cùng, Hãy học cách yêu thích để có thể tận hưởng công việc mình đang làm, chứ không chỉ cố gắng hoàn tất công việc nhanh nhất.
(Tường Vy - theo creativitypost.com)
- 366 lượt
